新入一个公司财务软件都没有买 怎么做账呢

学员，你问的问题很实际啊！作为一个老会计，我跟你说这种情况其实挺常见的，特别是一些小公司或者刚起步的企业。没有财务软件的话，咱们就得用一些“土办法”来解决了。 ### 一、手工账务处理 1. 设置账簿：准备现金日记账、银行存款日记账、总分类账和各类明细分类账（如应收账款、应付账款、存货明细账等）。账簿可以去文具店购买标准的会计账簿，也可以自行用 A4 纸打印账页后装订成册，但一定要保证格式规范、页面整洁。例如，现金日记账要包含日期、凭证编号、摘要、对方科目、收入、支出、结余等栏目；总分类账要有账户名称、期初余额、本期发生额、期末余额等基本信息。 2. 凭证制作：根据每一笔经济业务，手工填写记账凭证。记账凭证可以使用通用的记账凭证纸，填写时要注意内容完整、字迹清晰、科目运用准确。比如，购买了一批办公用品，用现金支付，就要填写一张付款凭证，借记“管理费用 - 办公费”，贷记“库存现金”，并在凭证上详细注明日期、金额、摘要、附件张数等信息。对于涉及多个科目的业务，要准确编制多借多贷的记账凭证，但尽量保证简洁明了，便于后续登记账簿。 3. 账簿登记：依据记账凭证，逐笔将业务信息登记到相应的账簿中。每日终了，要计算当日的现金和银行存款的收入、支出合计及余额，并核对账实是否相符。登记总账时，要定期（一般按月）汇总记账凭证，编制科目汇总表，然后根据科目汇总表登记总分类账，确保总账与明细账之间的勾稽关系正确。比如，本月销售商品收到银行存款共计 50,000 元，在银行存款日记账中逐笔记录每一笔销售收款情况，同时在主营业务收入明细账中登记相应的销售收入，最后在总分类账中根据科目汇总表登记“银行存款”和“主营业务收入”的总发生额。 ### 二、电子表格辅助做账 1. 利用 Excel 建立简易记账模板：可以创建一个新的 Excel 工作簿，在其中分别设置不同的工作表来模拟会计账簿。例如，在“记账凭证”工作表中，按照日期、凭证号、摘要、借方科目、贷方科目、借方金额、贷方金额等列序建立表格，用于录入每一笔经济业务的凭证信息；在“科目汇总”工作表中，通过函数（如 SUMIF）对记账凭证表中的数据进行汇总，自动生成各科目的本期发生额；在“总账”工作表中，根据科目汇总表的数据以及期初余额，计算出每个科目的期末余额。还可以设置“明细账”工作表，如“应收账款明细账”，将客户名称、欠款金额、发生日期等信息录入其中，方便查询和管理。 2. 数据备份与整理：使用电子表格做账时，要特别注意数据的备份。定期将 Excel 文件复制到移动硬盘、U盘 或者云存储中，防止电脑出现故障导致数据丢失。同时，为了便于查询和分析，要对电子表格中的数据进行适当的整理和排序。例如，按照日期顺序排列记账凭证，或者按照科目对总账数据进行分类汇总等。 ### 三、借助在线工具或平台（部分免费） 1. 免费在线记账网站：有些网站提供简单的在线记账功能，虽然可能不如专业财务软件功能强大，但对于业务量较少的企业来说，可以满足基本的记账需求。这些网站通常具有账簿记录、报表生成等基本功能，你可以注册一个账号，然后将公司的财务数据录入其中进行管理。不过，在使用这类网站时，要注意数据的安全性和隐私保护，选择正规、信誉良好的平台。 2. 电子表格云端协作工具：如果公司内部多人涉及财务工作，可以使用电子表格云端协作工具，这样可以方便多人同时在线编辑和查看同一份电子表格，提高协作效率。例如，使用腾讯文档或石墨文档等工具，创建一个共享的财务工作表，设置不同的权限，让相关人员能够进行数据的录入、修改和查看。但同样要注意数据的备份和安全，避免因网络问题或误操作导致数据丢失。 ### 四、注意事项 1. 凭证保管：无论是手工填写的记账凭证还是电子表格中的凭证记录，都要妥善保管。手工凭证要按照时间顺序编号，装订成册，并加盖公司公章和财务专用章；电子凭证要定期备份，并存储在安全可靠的地方。因为它们是后续查账、审计的重要依据。 2. 账目核对：定期（至少每月一次）进行账目核对，包括总