临时备用金管理办法

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第1章 总则

第1条 目的。为了防止企业现金的流失，加强现金管理工作，提高工作效率，现就企业临时备用金的管理制定本办法。

第2条 临时备用金的定义。

临时备用金是指因临时性的需要而借支的现金，具有一次性、时间较短的特点。

第3条 临时备用金的使用范围规定如下。

1．因企业业务需要暂支款，包括差旅费、临时采购款、行政临时事务借支等具有工作性质的一次性借支款。

2．临时性活动的借支。

3．理赔等事故性质的借支。

4．押金等性质的借支。

5．因生活困难而需要的暂支款。

6．其他经批准的暂支款。

第4条 临时备用金的支付方式主要包括现金、支票、其他银行结算方式三种。

第2章 临时备用金的申请审批与归还

第5条 临时备用金申请审批程序如下。

1．个人提出申请，必须真实、详细地注明借支事由、金额、归还时间，属员出差性质的必须注明出差事由及地点。

2．借支人所在部门的负责人就其借支事由的真实性、必要性进行审核。

3．各下属单位的财务经理就金额的合理性进行审核，出纳员对审批手续和前期借款清查审核。

（1）未转正员工控制借支。

（2）经常性违反结算纪律的员工控制借支。

（3）根据事由控制借支金额的标准。

（4）其他财务制度要求控制的事由。

4．下属单位总经理、主管副总对该单位的借支款进行总体监督。

5．超过规定金额的借款，必须按权限分别报集团公司财务总监和总裁审批。

6．借支范围内而非业务需要的借支，无论金额大小，均须报企业财务总监进行审批。

第6条 临时备用金的归还。

1．归还临时备用金时，借款人可归还现款，也可以报销费用抵冲，还可从当月薪资中扣除。

2．出纳员收到还款后，必须在《借款申请审批单》上加盖收讫章，双方必须在《借款申请审批单》“还款财务”联和“还款收据”联上签字。

3．办完还款和签字手续后，出纳员应将《借款申请审批单》的“还款收据”联归还给收款人。

第7条 进行会计核算时，可设置“备用金”科目。

第3章 临时备用金的日常管理

第8条 以支票等银行结算方式借款的，必须在银行结算票据上签收，并在《借款申请审批单》上注明票据号码。

第9条 理赔、押金等性质的借支，在取得对方的正式发票或收据后，方可办理转账手续。

第10条 具体借支人为借支款项的责任人，因转借或其他情况而没有办理相关财务手续的，财务部不予承认。

第11条 部门负责人为各种临时备用金归还的*9管理人，必须督促借款人及时办理报账归还手续。

第12条 以现金方式借款的，一般情况下由借款人以现金方式归还，或以本人因公发生的费用凭证报销冲抵。

第13条 员工个人因生活困难等原因而需借款的，一律向工会申请，行政不予借支，并按原核定的归还时间进行催收。

第14条 各下属单位财务部结算科是临时备用金的主管部门；出纳员必须于每月5日前清理临时备用金借款账目，并以文字方式通知借款人。

第15条 需要临时借款的一般在本单位的财务部借支。

第4章 违规操作的罚则

第16条 各下属单位财务部未经批准私自扩大临时备用金的使用范围的，视情节轻重对其财务经理处以元以上的罚款。

第17条 出纳员在审批手续不全的情况下借支临时备用金的，按借支金额的10%处罚，情节严重者直接除名。

第18条 各下属单位财务经理、出纳员无任何手续或白条抵库，私自借支临时备用金的，一律除名。

第19条 到期仍未及时收回临时备用金借款的，也无法提供其他特批书面报告的，每发现一笔，对出纳员扣罚元。

第20条 各级财务主管负责对所属单位的临时备用金进行定期盘点（一个月不少于一次），因未及时盘点而出现的损失承担连带责任；对于临时备用金的盘点损失，一律由相关责任人赔偿；盘点盈余，交本单位的财务部作挂账处理；无法查明原因的，进行账务处理，列入“营业外收入”科目。

第21条 临时备用金超过归定时间不归还，每逾期1天按2‰计息，并在归还借款时付清；因长期出差在外无法回借款地归还的或因其他特殊原因需要续借的，必须提出书面报告，并经部门负责人证明，报本单位总经理或主管副总批准后免于罚息。

第22条 若借款人拒不归还所借的定额备用金（超过归还时间一个星期），由出纳员提出申请经批准后，在其当月薪资中扣收借款额和逾期利息。因此，人力资源部必须配合做好工作，如人力资源部未按通知作扣款处理，每次处罚元，造成损失的，由人力资源部相关责任人承担。

第23条 若借款人员发生人事异动或离职，人力资源部未书面通知财务部确认清账，造成借款无法收回的，由人力资源部承担借款损失。

第24条 各下属单位的财务部必须对借款人的借款信用进行定期评定，对于逾期还款或拒不还款的人员，严格控制后续借款甚至取消借款资格。对于有款未还仍借支的款项，由财务部经办人员承担借款损失。

第5章 附则

第25条 本办法由企业财务部负责制订、修订，报财务总监审核，呈报总裁办公会议审议通过后生效。本办法废止时亦同。

第26条 本办法自颁发之日起生效执行。此前与之相抵触的制度规定自即日起作废。

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