采购物品退货管理办法

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第1条 目的

为明确退货条件、退货手续、货物出库、退货回收等规定，及时收回退货款项，特制定本办法。

第2条 退货条件

验收人员应该严格按照公司的验收标准进行验收，不符合公司验收标准的物品为不合格物品。不合格物品应办理退货，主要包括数量与质量两个方面。

1．对于数量上的短缺，采购员应与供应商联系，要求供应商或者补足数量，或者扣减价款。

2．对于质量上的问题，采购员应该首先通知使用部门不能使用该批物品，然后与使用部门、质检部门、相关管理部门联系，决定是否退货还是要求供应商给予适当的折扣。

3．经采购部经理审阅，采购总监审核，总经理审批后与供应商联系退货事宜。

第3条 退货手续

检验人员对于检验不合格的物品，应贴上“不合格”标签，并在《验收报告》上注明不合格的原因，经负责人审核后转采购部门处理并通知请购部门。

第4条 物品出库

当决定退货时，采购员编制“退货通知单”，并授权运输部门将物品退回，同时将退货通知单副本寄给供应商。运输部门应于物品退回后通知采购部和财务部。

第5条 退货款项回收

1．采购员在物品退回后编制借项凭单，其内容包括退货的数量、价格、日期、供应商名称以及金额等。

2．采购部经理审批借项凭单后，交财务部相关人员审核，财务总监或总经理按权限审批。

3．财务部应根据借项凭单调整应付账款或办理退货货款的回收手续。

第6条 折扣事宜

1．采购员因对购货质量不满意而向供应商提出的折扣，需要同供应商进行谈判后最终确定。

2．折扣金额必须由财务部审核、财务总监经审核后提交总经理审批。

3．折扣金额审批后，采购部应编制借项凭单。

4．财务部门根据借项凭证来调整应付账款。

第7条 本办法经公司总经理批准后施行。

第8条 相关文件表单

1．《验收报告》。

2．“退货通知单”。

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