报销金额大，发票金额小怎么做账

在会计处理中，当遇到报销金额大于发票金额的情况时，了解为何会出现报销金额大于发票金额的情况。可能是存在一些未单独开具发票但确实发生了的费用支出，比如小额的零星费用（如某些无法取得发票的公交费、停车费等）包含在报销范围内，但这些费用按照公司规定可以合并报销；也可能是报价或计算误差等原因导致。 2. 获取补充说明或凭证：如果是因为上述合理原因导致的，要求报销人提供详细的书面说明，注明超出发票金额部分的具体构成及事由，并附上相关的辅助证明材料（如支付记录截图、收据复印件等，尽管收据可能不符合正式发票要求，但可作为内部参考）。 ### 二、根据具体情况进行账务处理 1. 若属于合理且可解释的情况： - 直接入账：如果在企业会计准则和相关财务制度允许的范围内，且经过审批流程认可，可以将实际报销金额直接计入相应的费用科目。例如，员工因公出差，除了火车票（发票金额）外，还自行垫付了一些市内交通费（无发票但有支付记录等证明），整体报销金额大于火车票发票金额。此时可按实际报销金额借记“管理费用 - 差旅费”等科目，贷记“库存现金”“银行存款”或“其他应付款”等科目（取决于报销款的支付方式）。 - 分开入账：对于发票部分和非发票部分，也可以分别进行账务处理。发票部分正常按照发票金额和税率（如果有）计入相关成本或费用科目及进项税额（如果是增值税专用发票）；对于超出发票金额的部分，如果有合理的依据，可单独设置明细科目或在现有费用科目下进行详细说明后入账。例如，将超出部分计入“管理费用 - 差旅费 - 其他”等明细科目。 2. 若存在不合规或无法解释的情况： - 拒绝报销：如果经过核实，发现报销金额大于发票金额的部分没有合理的依据，或者存在违反公司财务制度和国家法律法规的情况（如虚报费用等），应当坚决拒绝报销，并要求报销人重新整理和核对报销内容，按照实际发生的合理费用进行报销。 - 上报处理：如果涉及金额较大或可能存在严重违规行为，应及时向上级领导或财务监管部门报告，按照公司的管理规定和相关法律法规进行处理。 ### 三、后续管理与预防措施 1. 完善报销制度：企业应明确报销的标准和流程，规定报销必须以合法有效的发票为依据（特殊情况需提前说明并获得批准），并对各类费用的报销范围、额度等进行详细规定，避免出现类似报销金额与发票金额不符的混乱情况。 2. 加强培训与宣传：定期对员工进行财务知识培训，特别是关于报销流程和发票管理方面的培训，让员工清楚了解报销的要求和规范，提高员工的财务意识和合规意识。