员工费用及货款报销原始票据管理流程制度
一、总则
1. 目的：规范报销原始票据的收集、审核、归档流程，确保财务核算真实合规，防范票据风险。
2. 适用范围：公司全体员工的日常费用报销（如差旅费、办公费、业务招待费等）及货款支付报销。
二、原始票据基本要求
报销需提供的原始票据须同时满足以下条件：
- 真实性：票据为业务发生时的合法凭证，不得伪造、涂改、挖补，票据抬头必须为公司全称（增值税发票需填写完整税号、地址电话等信息）。
- 合规性：
- 费用类：优先取得增值税专用发票（可抵扣进项税），无专票时用增值税普通发票、定额发票、行政事业单位收据（仅限政府机构收费）。
- 货款类：必须取得与采购业务对应的增值税发票（专票或普票，按公司规定），附采购合同、入库单（或验收单）。
- 完整性：票据日期、金额、内容（如“货物或应税劳务名称”需具体，不能笼统写“办公用品”“材料”等）、开票方签章齐全；连号票据（如出租车票）需按业务发生顺序粘贴，不得断号或重复。
- 时效性：票据自业务发生之日起3个月内提交报销（特殊情况如跨年差旅费，需在次年1月内提交）。
三、报销票据提交流程
1. 票据收集与整理
员工在业务完成后，按“费用类型/货款对应采购订单”分类整理票据，填写《费用报销单》或《货款支付申请单》，注明报销事由、金额、附件张数，并将票据整齐粘贴在《票据粘贴单》上（从小到大、从左到右粘贴，避免覆盖金额和签章）。
2. 部门审核
员工将报销单及原始票据提交部门负责人，部门负责人审核：
- 业务真实性（是否为部门正常工作/采购需求）；
- 票据与报销内容是否匹配，金额是否准确。
审核通过后签字确认，提交财务部门。
3. 财务初审
财务专员对票据进行合规性审核：
- 票据是否符合基本要求（真实、合规、完整）；
- 报销单填写是否规范，附件是否齐全（如差旅费需附行程单、住宿费发票需附住宿清单；货款需附采购合同、入库单）；
- 金额计算是否正确（发票金额与报销单金额一致）。
审核不通过的，退回员工补充更正；通过的提交财务负责人复审。
4. 财务复审与审批
财务负责人复核票据审核结果、费用标准（如差旅费住宿/交通标准）、资金预算情况，签字后按公司审批权限提交总经理（或授权人）终审签字。
员工费用及货款报销原始票据管理流程制度
一、总则
1. 目的：规范报销原始票据的收集、审核、归档流程，确保财务核算真实合规，防范票据风险。
2. 适用范围：公司全体员工的日常费用报销（如差旅费、办公费、业务招待费等）及货款支付报销。
二、原始票据基本要求
报销需提供的原始票据须同时满足以下条件：
- 真实性：票据为业务发生时的合法凭证，不得伪造、涂改、挖补，票据抬头必须为公司全称（增值税发票需填写完整税号、地址电话等信息）。
- 合规性：
- 费用类：优先取得增值税专用发票（可抵扣进项税），无专票时用增值税普通发票、定额发票、行政事业单位收据（仅限政府机构收费）。
- 货款类：必须取得与采购业务对应的增值税发票（专票或普票，按公司规定），附采购合同、入库单（或验收单）。
- 完整性：票据日期、金额、内容（如“货物或应税劳务名称”需具体，不能笼统写“办公用品”“材料”等）、开票方签章齐全；连号票据（如出租车票）需按业务发生顺序粘贴，不得断号或重复。
- 时效性：票据自业务发生之日起3个月内提交报销（特殊情况如跨年差旅费，需在次年1月内提交）。
三、报销票据提交流程
1. 票据收集与整理
员工在业务完成后，按“费用类型/货款对应采购订单”分类整理票据，填写《费用报销单》或《货款支付申请单》，注明报销事由、金额、附件张数，并将票据整齐粘贴在《票据粘贴单》上（从小到大、从左到右粘贴，避免覆盖金额和签章）。
2. 部门审核
员工将报销单及原始票据提交部门负责人，部门负责人审核：
- 业务真实性（是否为部门正常工作/采购需求）；
- 票据与报销内容是否匹配，金额是否准确。
审核通过后签字确认，提交财务部门。
3. 财务初审
财务专员对票据进行合规性审核：
- 票据是否符合基本要求（真实、合规、完整）；
- 报销单填写是否规范，附件是否齐全（如差旅费需附行程单、住宿费发票需附住宿清单；货款需附采购合同、入库单）；
- 金额计算是否正确（发票金额与报销单金额一致）。
审核不通过的，退回员工补充更正；通过的提交财务负责人复审。
4. 财务复审与审批
财务负责人复核票据审核结果、费用标准（如差旅费住宿/交通标准）、资金预算情况，签字后按公司审批权限提交总经理（或授权人）终审签字。
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