单位和个人如何申请代开发票？流程、材料与注意事项详解

在日常经营活动中，部分单位或个人因不具备自开增值税发票资格，需向税务机关申请代开发票。代开发票是保障交易合法性和财务合规的重要环节。无论是自由职业者提供劳务服务，还是小规模纳税人临时发生应税行为，都可能涉及代开发票的需求。那么，单位和个人究竟该如何申请代开发票？需要准备哪些材料？办理流程又是怎样的？本文将为您全面解答。

一、什么是代开发票？

代开发票是指由税务机关根据纳税人申请，为其开具增值税普通发票或增值税专用发票的行为。通常适用于未纳入增值税发票管理系统的小规模纳税人、个体工商户、自然人等无法自行开具发票的主体。代开发票具有与自开发票同等的法律效力，可用于报销、入账和抵扣。

二、哪些情况下可以申请代开发票？

1. 个人提供应税服务如个人为公司提供设计、咨询、技术服务等，取得收入后需开具发票。

2. 单位临时发生应税行为小规模纳税人未领用发票，但发生了销售货物、提供服务等应税行为。

3. 跨区域经营企业在异地提供建筑服务、租赁设备等，需在项目所在地税务机关代开发票。

4. 免税项目需开票部分免税业务虽不征税，但购买方要求提供发票时也可申请代开。

三、个人申请代开发票的流程与材料

1. 办理条件

年满18周岁的自然人，在中国境内发生应税行为并取得收入，可申请代开发票。

2. 所需材料

- 本人有效身份证件原件（如身份证）；

- 付款方出具的书面确认材料（如合同、协议或付款证明）；

- 填写《代开增值税发票缴纳税款申报单》；

- 涉及不动产出租或转让的，还需提供不动产权属证明。

3. 办理流程

（1）前往经营地、服务发生地或居住地主管税务机关办税服务厅；

（2）提交上述材料，申报应税收入；

（3）税务机关审核通过后，计算应缴税款（通常包括增值税、城建税、教育费附加、个人所得税等）；

（4）缴纳税款后，当场领取代开的发票。

提示目前多数地区支持电子税务局或“个人所得税”APP线上申请代开发票，流程更便捷。

四、单位申请代开发票的流程与材料

1. 适用对象

尚未核定发票种类的小规模纳税人、临时登记户、非正常户解除后首次开票等。

2. 所需材料

- 加载统一社会信用代码的营业执照复印件（加盖公章）；

- 法定代表人身份证复印件；

- 经办人身份证原件及授权委托书（如非法人办理）；

- 业务合同或付款证明；

- 《代开增值税发票缴纳税款申报单》；

- 税务机关要求的其他资料。

3. 办理流程

（1）单位先完成税务登记或临时税务登记；

（2）向主管税务机关提交代开申请及相关证明材料；

（3）税务机关核实业务真实性，确认开票内容；

（4）缴纳相应税费后，领取发票。

注意若申请代开增值税专用发票，购买方需为一般纳税人，且业务真实、资料齐全。

五、代开发票的税费计算

代开发票涉及的主要税种包括

- 增值税小规模纳税人按1%征收率（2026-2027年优惠政策），个人劳务通常按3%减按1%执行；

- 城市维护建设税按实际缴纳增值税的7%（市区）、5%（县城）、1%（乡镇）计征；

- 教育费附加和地方教育附加分别为增值税的3%和2%；

- 个人所得税对个人取得的劳务报酬，税务机关通常按1%-3%预征，具体依地方政策而定。

六、注意事项

1. 确保业务真实代开发票必须基于真实交易，虚开发票将承担法律责任。

2. 选择正确发票类型区分增值税普通发票与专用发票，避免影响购买方抵扣。

3. 及时申报纳税代开发票即产生纳税义务，逾期可能产生滞纳金。

4. 保存好相关凭证合同、付款记录、发票复印件等应妥善留存，以备查验。

随着“非接触式”办税推广，越来越多地区支持通过电子税务局、自助终端或移动端完成代开发票申请。建议提前咨询当地税务机关，了解最新政策和办理方式，提升办事效率。

总之，无论是单位还是个人，在发生应税行为后，依法申请代开发票不仅是履行纳税义务的体现，也是保障自身合法权益的重要手段。掌握正确的申请流程和所需材料，将有助于您顺利完成发票代开，助力业务顺利开展。

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