酒店会计电算化管理制度

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1、 会计电算化工作的组织与实施

财务部经理应亲自组织领导会计电算化工作，主持拟定本单位会计电算化工作规划，协调各部门共同搞好会计电算化工作，财务部负责和承担会计电算化的具体组织实施工作，负责提出实现本单位会计电算化的具体方案。

2、 会计电算化的硬件和软件要求

（1）硬件要求

酒店应根据实际情况和财力状况，选择与本单位会计电算化工作规划相适应的计算机机种、机型和系统软件及有关配套设备。充分利用现有的计算机设备建立计算机网络，做到信息资源共享和会计数据实时处理，客户机/服务器体系具有可扩充性强，性能/价格比高，应用软件开发周期短等特点，可逐步建立客户机/服务器网络结构；采用终端/主机结构的单位，也可根据自身情况，结合运用客户机/服务器结构。

（2）软件要求

配备会计软件是会计电算化的基础工作，选择会计软件的好坏对会计电算化的成败起着关键性的作用。配备会计软件主要有选择通过会计软件、定点开发，通用与定点开发会计软件相结合三种方式，酒店应根据实际需要和自身技术力量配备会计软件。

配备的会计软件达到财务部《会计核算基本功能规范》的要求，具体要求如下：

A、会计核算软件设计和会计信息的处理应符合会计法、会计准则和有关行业会计制度。

B、会计核算软件应按国家统一会计制度的规定划分会计期间，分期结算账目和会计报表，并可根据用户需要同时具有提供按照其他会计年度生成参考性会计资料的功能。

C、会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文。

D、会计核算软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或非正常退出等情况。

E、应用系统必须具有操作密码设置和权限设置功能。

F、系统必须对操作日期严加控制，不得提供对已结清或登账的会计业务进行重复操作的功能。

G、系统必须对录入的会计数据，如制证日期、会计科目的有效性、借贷平衡、总账明细账、凭证种类和编号等进行有效的校验。

H、凡是由机内数据运算产生的中间结果以及最终结果，系统不得提供人工干预的修改功能；由计算机打印输出的账表中的数据，凡应取自于机内数据的，不得人工修改或直接填列。

I、应用系统必须具有备份及在意外事故时立即恢复工作的功能。

J、系统输出的现金，银行日记账必须由机器连续打印编号。

3、 会计电算化信息系统内部控制

建立会计电算化的内部控制系统是通过对引起危害的各种因素的控制来防止和减少各种危害，提供正确、定额、引靠和合理的会计数据，防止违法行为的发生，提高会计信息系统的效率和效益。

（1）组织控制

组织控制包括职责划分、人事控制等。

A、职责分工。为达到有效控制的目的，需要在两个层次上进行职责的分离，一是尽可能EDD部门与用户部门（产生原始数据或计算机处理所得信息的部门或人员）之间的职责进行划分。二是EDD部门的内部尽可能划分职责。

B、人事控制。不相容职能的分离，一般是将四种基本职能（业务授权、执行、记录、资产保密）予以分开，即要将软件操作、审核记账、电算维护、电算审查等职务分离。

（2）操作控制。

要建立会计电算化操作管理制度，主要内容包括：

A、明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，提供专人定期更换密码，杜绝未经授权人员操作会计软件。

B、预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记机内账薄。

C、操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件。

D、根据本酒店的实际情况，由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人，操作时间、操作内容、故障情况等内容。

（3）硬件与系统软件控制

A、保证机房设备安全和计算机正常运作，经常对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故发生。

B、确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除，对磁性介质存放的数据要保存双备份。

C、对正在使用的会计核算软件进行修改，对通过会计软件进行升版和计算机硬件设备进行更换等工作，要有一定的审批手续。在软件修改升版和硬件更换过程中，要保证实际会计数据连续和安全，并由有关人员进行监督。

D、健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施，保证会计数据的完整性。

E、健全必要的防治计算机病毒的措施。

（4）数据安全控制

要建立电算化会计档案管理制度，主要内容包括：

A、电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据和以其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账薄、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据。

B、电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部门有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责。

C、对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作。重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。

D、采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。

E、通用会计软件，定点开发会计软件，通用与定点开始相结合会计软件的整套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止至该软件停止使用或有重大更改之后的五年。

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