存货验收管理制度

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第1章 总则

第1条 目的

为规范本公司的验收管理工作，确保所购商品符合公司生产需要，特制定本制度。

第2条 责任部门

商品的验收工作由质检部门主导，会同仓储部门、使用部门和采购部共同验收，对收到商品的数量和质量进行检验。

第2章 验收前的准备工作

第3条 收货准备

1．验收人员在收到采购部门转来已核准的“采购订单”时，按供应商、交货日期分别依序排列，并于交货前安排存放的库位，以方便收货。

2．对于需要按重量、长度、体积等方面计量的商品，应借助称重仪器、检测工具、容器等进行试测验收，不得虚估。

第4条 待验商品处理

已经到货等待验收的商品，必须在商品的外包装上贴上商品标签并详细注明货号、品名、规格、数量及到货日期，并且应与已验收的分开储存，并规划“待验区”，以示区分。

第3章 实施验收

第5条 商品到货后，验收人员应会同使用部门依“装箱单”、“采购订单”、采购合同等采购文件核对商品名称、规格并清点数量或过磅、测量重量，并将到货日期及实收数量填入“订购单”，同时验收人员填写《验收报告》并在上面签字。

第6条 质检部门应当使用按顺序编号的《验收报告》，对于那些没有对应采购申请的商品，一律不得签收。

第7条 质检部门验收完毕后，对验收合格的商品应当编制一式多联、预先编号的验收证明，内容包括供应商名称、收货日期、商品名称、数量和质量以及运货人名称、原购货订单编号等，作为验收商品的依据，并及时报告采购部门和财务部门。

第8条 验收过程中如发现所载的商品与“装箱单”、“采购订单”或采购合同所载内容不符，应通知办理采购的人员及相关部门进行处理。

第9条 验收过程中发现商品有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况且达到一定程度时，验收人员应及时通知采购人员联络公证处前来公证或通知供应商前来处理，并尽可能维持其状态以便于公证作业。

第10条 公证单位或供应商确认后，验收人员开立“索赔处理单”呈部门负责人核实后，送财务部门及采购部门督促办理。

第11条 超交处理

交货数量超过“订购量”部分应予退回，但属买卖惯例，以重量或长度计算的商品，其超交量在3%（含）以下，由仓储部门于收货时，在备栏内注明超交数量，经请购部门经理同意后进行收货，并通知采购人员。

第12条 短交处理

1．交货数量未达订购数量时，以补足为原则，但经请购部门经理同意后，可免予补交。

2．短交如需补足时，仓储部门应通知采购部门联络供应商处理。

第13条 急用品处理

供应商交货时，若仓储部尚未收到“请购单”时，验收人员应先询问采购部，确认无误后，开始按照验收程序办理。

第14条 商品验收规范

为利于商品检验收货的业务，质检部门就商品重要性及特性等，适时召集使用部门及其他有关部门，依所需的商品质量制定《商品验收规范》，呈总经理核准后公布实施，以此作为采购及验收的依据。

第15条 商品检验结果处理

根据不同检验结果可做以下两个方面处理。

1．检验合格的商品，检验人员于外包装上贴上合格标签。仓库人员再将合格品入库定位。

2．验收不合标准的商品，检验人员应贴上不合格标签，并于《验收报告》上注明不良原因，经负责人核实后通知采购部处理。

第16条 退换货作业

1．对于检验不合格的商品退货时，采购员应开立“商品交运单”并附有关《验收报告》，呈采购部经理签字确认后办理退货。

2．如为需要更换的商品，采购人员需要与供应商协商解决；如需要增减货款，要在付款前或有效承付期内通知财务部门。

3．对于已付款但在保修期或保质期出现质量问题的商品，采购人员需要负责联系供应商进行维修或赔偿，索赔收入全部上缴财务部，注明赔偿商品及赔偿原因。

第4章 附则

第17条 本制度由采购部会同公司其他有关部门解释。

第18条 本制度自年月日起开始实施。

第19条 相关文件表单

1．“采购订单”、“装箱单”、“请购单”。

2．《验收报告》、“索赔处理单”、“商品交运单”、《商品验收规范》。

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